Dette er guiden for dig, der lige er blevet bruger i TimeGuru. Eller for dig der gerne vil genopfriske.

Vi gennemgår de vigtigste menupunkter for den almindelige TimeGuru bruger:

• Cockpit
• Ugeseddel
• Rapporter
• Personlige indstillinger
• Oversigt over Stamdata (Kun for administratorer)

Se også vores nye introduktionsvideoer, hvor du på 5 minutter, får et hurtigt overblik.

Cockpit – status og statistik i realtid

Du kan gå til dit Cockpit ved at klikke på TimeGuru logoet øverst på siden.

Cockpittet består af en masse widgets. De små farvede i toppen er mindre detaljerede, hvor de større er mere detaljeret.
Med flueben vælger du disse til og fra ved at klikke på cockpitindstillinger eller på svensknøglen i højre hjørne.

Her ser du et fuldt cockpit med alle widgets til: 

Små Widgets:

• Skift bruger (Kun synlig for Administrator og Superbruger).
• Timer – Sum af dine timer for denne uge og måned.
• Udlæg – Sum af private udlæg for denne uge og måned.
• Kilometer – Sum af kørepenge for denne uge og måned.
• Flekstid – Viser din flekssaldo i går og den reelle saldo i dag. (Dagligt trækkes din dagnorm fra, og som tiden går, lægges timer til. Klik på kalenderen og vælg hvilken dato, du ønsker at se flekssaldo for.
• Timebank – Viser dine opsparede timer i timebank (ofte timer fra aftalt overarbejde).
• Fraværsregistrering – Registrer fravær direkte fra cockpittet. Hvis du sætter flueben i ‚Start automatisk daglig registrering‛, vil systemet automatisk registrere dit fravær, indtil du klikker på ‚stop daglig registrering‛.

Store widgets:

Dine projekter:

Du kan sortere på afdelingstimer, hvis du f.eks. kun vil se hvor mange timer en enkelt afdeling har registreret på de forskellige projekter. Klik på beskedikonet og du får yderligere detaljer om projektet. Du kan se budget og forbrug, både i timer og kroner, hvilket giver et godt overblik over projektets økonomi.

Du skal være nøgleperson på projektet for at se projektet i widgetten.

Timer ugefordeling:

Søjlediagram for hurtigt overblik over ugen og link til din ugeseddel.

Ferieoversigt:

Over alle de ferietyper, du er medlem af.

Klik på det lille „i‟ og se total optjening og diverse korrektioner.

Medarbejder status:

(Synlig for Administratorer, Superbruger og Afdelingsleder (leder ser kun egen afdeling))

Anmodninger

Anmod om ferie/overførsel/udbetaling eller Timebank fri/udbetaling mm.

Følg status og leder godkendelse:

Leder godkendelse:

(Synlig for Administratorer, Superbrugere og Afdelingsledere)

Godkend dine mearbejderes anmodninger  – se hvordan du også kan godkende her:  ledergodkenderrapporten

Du finder mere information i denne guide: hjælp til anmodning om ferie

Ugeseddel

Du finder ugesedlen ved at klikke på liket direkte i widgetten eller via menu ≡ i venstre hjørne.

Du kan registrere arbejdstid, fravær, kørepenge og udlæg. Det er også muligt at registrere ferie direkte i ugesedlen, hvis opsætningen i systemindstillingerne tillader det. Typisk anmodes der om ferie via “Anmod” widgetten og afventes ledergodkendelse.

Afhængig af systemopsætning, kan der være forskel på valgmuligheder og obligatoriske felter.

Se også hvordan du opsætter standardvalg i ugesedlen. 

Klik “Opret” når du har udfyldt din tidsregistrering. Nu bliver din tid gemt og systemet opdaterer automatisk grafer, fleks beregning, ferie/fravær og øvrig statistik.

Hvis du laver en start/stop-registrering i stedet for at indtaste specifikke tider selv, og du bruger urene, kan du afslutte din registrering direkte i ugeseddlen uden at skulle åbne registreringen og klikke på ‚afslut‛ i registreringen.

Vigtigt: Ved registrering af ferie og sygefravær er det ikke nødvendigt at taste timer, hvis der er tale om en hel dag. Det finder systemet selv ud af, ud fra din normtids opsætning.

Nogle gange er det nødvendigt at finde gamle registreringer fra længere tid tilbage. Derfor har vi inkluderet en kalenderfunktion, som hurtigt hjælper dig med at finde dine gamle ugesedler.

Du klikker blot på „Uge x‟ øverst på siden, og kalenderen vil fremkomme.

Fraværsregistreringer:

Hvis du ønsker at registrere sygdom for en enkelt dag eller bagud i tid, kan det gøres via ugesedlen som en almindelig tidsregistrering. Vælg blot en fraværsaktivitet i stedet for eksempel „Arbejde.‟

Hvis fravær aktiveres, fordi du forlader arbejdet syg, vil systemet automatisk fratrække dine registrerede arbejdstimer.

Hvis automatisk registrering deaktiveres efter virksomhedens „lukketid,‟ vil sygemeldingen for den aktuelle dag forblive registreret, men du vil ikke blive registreret som syg den følgende dag.

Desuden integreres automatisk registrering med kalenderen og holder styr på sygedage til refusionsformål.

Ledergodkendelse af ugeseddel:

Hvis du ser denne orange boks under din ugeseddel, betyder det, at du skal eller kan sende din ugeseddel til godkendelse, når ugen er afsluttet.

Opsætning af ugeseddel:

Ligesom på dashboardet har vi også et svensknøgle ikon i ugesedlen.

Her kan du tilpasse din ugeseddel præcis, som du ønsker det. Hvis du eksempelvis har faste start- og sluttider hver dag, kan du angive det her, for eksempel. kl. 8 til 16. Du kan også markere individuelle pauser (for brugere, hvis det er aftalt med din leder). Derudover kan du skjule lørdag og søndag, hvis du ikke arbejder i weekenden.

Du kan også angive din standardaktivitet. Husk at trykke „gem,‟ når du er færdig.

Rapporter

På rapportikonet i den øverste linje (lyn-ikonet) finder du TimeGurus rapporter.

En fælles funktion for alle rapporterne er, at de giver dig et hurtigt overblik over dine personlige registreringer.

Du kan printe eller gemme rapporterne som PDF- eller Excel-filer.

• Tidsregistreringer
• Kilometerregistreringer
• Løntilføjelser
• Fraværsregistreringer
• Ferielægning
• Ledergodkendelse
• Brugerstatistik

Personlige indstillinger

På person ikonet i den øverste linje (til højre for rapportikonet) kan du finde personlige indstillinger.

Her kan du redigere din egen profil, skifte adgangskode eller administrere eksterne logins.

Med eksterne logins kan du tilføje en anden adgang til systemet end den du først er logget ind med. Du kan vælge mellem Google og Microsoft.