I TimeGuru har medarbejdere mulighed for at sende anmodninger til godkendelse hos sin nærmeste leder. Det kan dreje sig om leder godkendelse af ugesedler, ferieafholdelse, ferieoverførsel, udbetalt overarbejde og meget mere. Alt sammen styres via siden “Mit Cockpit”, hvor der er en widget/boks til anmodning og en til leder godkendelse.
Hvis du er afdelingsleder i TimeGuru, vil du derfor modtage anmodninger til godkendelse i dit Cockpit. Du kommer til Dit Cockpit ved at klikke “Mit Cockpit” i menuen eller ved at klikke på TimeGuru logoet øverst på siden. Se vores brugerguide for generel opsætning af dit Cockpit.
Din godkender widget/boks ser sådan her ud:
Anmodningerne kan være af forskellige typer og have forskellige navne afhængig af din virksomheds opsætning. Fælles for dem alle er, at du kan godkende eller afvise ved at klikke på linket “Svar”.
Når du har svaret, forsvinder anmodningen fra listen. Men den kan vises igen ved at afkrydse “Vis behandlede”. Her har du også mulighed for at ændre dit svar.
Hvis du afviser anmodningen, sendes der en mail med din forklaring til brugeren. Ligesom anmodning nu vises med rød baggrund hos brugeren. Brugeren kan nu sende en ny anmodning, med foreslåede ændringer, hvis det er relevant.
Nedenfor har vi lave en liste over hvad der sker ved godkendelse af forskellige typer anmodninger:
- Ugeseddel: Når medarbejderen godkender sin ugeseddel går den automatisk til leder godkendelse. Lederen har mulighed for at klikke på linket “Ugeseddel godkendelse”, for at se alle detaljer. Eller man kan klikke på kommentar ikonet for at få et resume af ugen (Se skærmprint nedenfor).
- Ferieanmodning: Systemet booker automatisk ferie i ferieoversigt og ugeseddel. Ferien vil fremgå som planlagt i Cockpittes ferieoversigt, indtil den er afholdt. Yderligere sendes der en reservation til dit kalendersystem (Hvis det er aktiveret i TimeGuru systemopsætning).
- Overførsel af ferie: Ferie overføres automatisk via feriekorrektioner fra gammel til ny ferietype. Det er muligt at opsætte regler for hvornår og hvor mange dage der må overføres.
- Udbetaling af ferie: Ferie nedskrives automatisk og der oprettes løntillæg på valgte dage til udbetaling. Det er muligt at opsætte regler for hvornår og hvor mange dage der må overføres.
- Timebank frihed: Overarbejde kan, alt efter opsætning, overføres til en Timebank. Ved godkendelse af Timebank frihed, nedskrives timebanken og medarbejderens ugeseddel udfyldes automatisk på den valgte dato.
- Timebank udbetalt: Timebanken nedskrives med valgte antal timer og der oprettes et løntillæg til udbetaling (typisk af aftalt/beordret overarbejde).
Når en ugeseddel er godkendt, låses den og medarbejderen kan ikke længere lave ændringer i sine tidsregistreringer, kørepenge eller udlæg.
Bemærk at din virksomhed ikke nødvendigvis har taget alle ovenstående anmodninger/godkendelser i brug.
Bemærk også at Timebank og Flekstid kan være aktiveret i samme system. Flekstid er medarbejderens egen fleksible styring af arbejdstid, men Timebank er til aftalt/beordret overarbejde.
Se også vores komplette gennemgang af modulet tidsregistrering hvis du vil vide mere om timebank og flekstid.
